Potrivit hotararii de guvern, fondurile pentru cheltuielile de protocol sunt asigurate din bugetele aprobate pe anul in curs pentru ministerele cu atributii in organizarea conferintei: MApN, Ministerul Transporturilor si Infrastructurii, MAI, Ministerul Sanatatii, SRI,STS si SPP, precum si din bugetele administratiei locale din Sibiu si Alba Iulia.
Potrivit hotararii de guvern, la conferinta vor fi invitati 317 oficiali, personal de insotire si personal auxiliar strain.